Ragic 與作業現況（細節）
這些是「去問就有答案」的事實題，不需要開會，非同步問完即可。問清楚之前不要對宗教處給承諾。
Ragic 技術現況 A 涵鈞師兄
Google 表單的報名資料是怎麼進 Ragic 的？Ragic 內建整合、Apps Script、第三方工具，還是有人定期手動匯入？要沿用同一條管道。若答案是手動匯入，那本身就是一個可以順手砍掉的人工步驟。
阻塞pagamo/73 是否設了列層級權限？以測試帳號 API 讀取，表看得到但回 0 筆，推測是「只看得到自己建立的資料」。這決定新系統用哪個帳號寫入——寫錯的話承辦人會看不到報名資料。
阻塞審核欄位有沒有下游在吃？檢核／OK／不符／傳輸狀態，是否有報表、公式或其他表單依賴這些欄位。改版後審核要拿掉，得先確認拿掉不會連帶壞掉別的東西。
阻塞71 與 73 兩張表的關係用途差異、是否會合併；報名案實際會動到哪一張。
可後補現有欄位結構表單設計畫面截圖即可，用來判斷哪些欄位保留、哪些改版後成為廢欄位。
可後補是否已有 API 或 webhook 在運作？有的話直接沿用，不要疊第二套。
可後補要寫進哪一張 Ragic 表？API 金鑰跟誰申請？新報名表送出後資料要落在哪張表，以及金鑰的申請窗口。
阻塞簽好的同意書檔案怎麼跟 Ragic 對應？存檔案本身、存一個連結，還是只記「已簽署」跟簽署時間。
待決定承辦人平常用哪個帳號看資料？與列權限問題綁在一起，共同決定寫入身分。
可後補
實際作業現況 B 露文師姊
一梯次大約多少筆？審核一筆要多久？沒有這組數字，改版效益只是「我覺得比較好」；有了它才講得出省下多少工時。
阻塞退件率多高？最常見的退件原因是什麼？直接決定電子簽要在送出當下擋哪些欄位。
阻塞審核欄位實際上怎麼用？承辦人按 OK／不符之後會發生什麼，有沒有後續動作。
可後補先前掃描件的辨識資料，最後有進 Ragic 嗎？還是停在試算表。用來確認舊路徑走到哪、有沒有需要清理的遺留資料。
可後補表單裡的「AI agent」欄位現在做什麼用？是否仍在使用，改版後是否保留。
可後補
作法與分工（細節）
這些沒有標準答案，要當面談定。建議先把第 04 節問完再開，會議只花在決策上。
方向與作法 C
同意形式——已定案，走正式電子簽章比照 Google 文件電子簽章，具簽署憑證與稽核軌跡。個資部分依基金會告知事項「填寫即視為同意」，勾選確認即可，不另行簽章；活動參與同意走電子簽章。此項不再討論，剩餘為技術可用性確認，見 D 組。
已定案審核是全部拿掉，還是保留抽查？行政成本既然拿掉了，全審意義不大；但完全不看也有人會不安。折衷是保留抽查機制。
待決定要不要保留紙本並行路徑？給不熟悉電子簽的家長。保留的話等於維護兩套流程，成本翻倍——建議不留，除非有明確族群需要。
待決定已收到的紙本怎麼處理？不處理、補建檔，或只從新梯次開始適用。
待決定「Ragic 維持不變」這個前提成立嗎？若其實有換掉 Ragic 的打算，整份方案要重寫。先確認一次。
待決定
技術確認・分工與時程 D
基金會的 Google Workspace 方案是否包含電子簽章？電子簽章是特定方案才有的功能，需先確認授權層級。這是純查證，問資訊處 Workspace 管理者即可。
阻塞報名送出後能否即時取得簽署連結、直接開啟 Google 簽署頁？作法已定案：不寄信，送出後直接把 Google 簽署頁開起來讓家長當場簽。待驗證的是 Google 文件電子簽章能否在建立簽署要求的當下即時回傳簽署網址——它原生是「寄邀請信」的非同步模式。這是整個當場簽方案的技術前提，建議最優先做一次實測。
阻塞外部簽署者支援到什麼程度？家長多半沒有 Google 帳號。需確認未登入 Google 的外部人士能否直接完成簽署、是否需驗證身分、單月簽署份數有無上限。這題若答案不理想，整個方案要換工具。
阻塞簽署頁怎麼開，才不會被瀏覽器擋掉——已定案不能做成「送出後等回應、再自動跳出視窗」，那會被當成廣告彈窗擋掉。作法是：送出後先導到完成頁，上面放一顆「前往簽署同意書」按鈕，由家長點擊才開啟簽署頁。多一次點擊，但換到三個好處——報名資料在按鈕出現前就已存檔（就算關掉視窗紀錄仍在，由截止日規則處理）、有明確頁面可以回頭、也不會有人因為被擋而以為系統壞掉。
已定案已簽署檔案怎麼跟 Ragic 關聯？簽署完成的 PDF 會存在 Drive。Ragic 是存檔案本身、存連結，還是只記錄簽署狀態與時間。
待決定誰對宗教處窗口？負責去要志工清單、對應邏輯、人數上限——也就是第 06 節那些。
待決定開發由孟能負責，確認無異議見第 07 節承接範圍。
待決定Ragic 那一段要一起改，還是只開權限？涵鈞師兄的參與程度。
待決定時程本案不作為競賽題目，沒有競賽期限壓力，可依宗教處節奏排期。
待決定
風險認領 E
個資同意——已有基準文件，無須另外處理基金會〈蒐集個人資料告知事項暨當事人同意書〉已涵蓋蒐集目的、類別、期間、地區、對象、方式與當事人權利，並訂有留存查驗條款；未滿十八歲以「已經法定代理人閱讀同意」之聲明方式處理。文件明訂「於相關文件填寫個人資料，即視為同意」，個資這一段用勾選確認即可成立，不需要獨立簽名動作。
已解決活動參與同意——走正式電子簽章，已定案〈參賽選手家長同意書〉含「同意子女參加比賽」「願意遵守大會競賽規則」與緊急聯絡人，原載明須親自正楷簽名。改以正式電子簽章取得，具簽署憑證與稽核軌跡，證據力不低於紙本手寫。
已定案個資蒐集範圍——法遵無虞，但仍是設計決策告知事項載明「蒐集之個人資料類別如填寫頁所示」，也就是收哪些欄位由表單自己決定。因此身分證字號收了有告知依據，但若無實際用途仍建議不收，降低保管責任。
待決定列權限造成的可見性風險綁第 04 節 A 組第二題。沒確認就上線，可能出現承辦人打開 Ragic 一片空白。
阻塞
另需一併決定：競賽題目。
本案為作業流程改善，流程中沒有需要 AI 判斷的環節，因此不作為競賽題目。
參賽題目建議另行討論——目前手上的環保站語音記帳，重心仍在「協助志工少抄一次」，
屬於資料擷取；若要參賽，需將重心移到記帳之後的異常偵測與趨勢分析。兩案並行容易兩頭都做一半，建議及早定案。
報名規則與同意書（細節）
標示「一定要有」的項目沒有答案就沒辦法開始做，其餘可以邊做邊補。可以直接在每一題下面打字回覆。
志工怎麼通知 A
有人報名了，要通知哪一位志工？是怎麼分的？例如依地區分、依學校分、依梯次分，還是依原本負責的組隊分。這是整個通知功能的核心，沒有這個規則，系統不知道要通知誰。
一定要有志工名單可以給我們嗎？姓名、所屬單位、聯絡方式。希望是一份之後也會持續更新的名單，不是一次性的。
一定要有通知要用什麼方式送給志工？Email、LINE、簡訊，或是直接在 Ragic 上看就好。
可以晚點給什麼時候通知？有人報名就馬上通知，還是每天整理一次一起發。
可以晚點給
活動與報名規則 B
每一場活動的基本資料現在記在哪裡？活動名稱、日期、地點、報名截止日、可以收幾個人——有沒有一個地方統一在管？還是每次辦活動就直接改報名表？系統需要讀得到這些，才知道什麼時候截止、收滿了沒有。
一定要有一場活動最多收幾個人？線上場和實體場要分開算嗎？
一定要有人數滿了怎麼辦？直接不給報，還是讓他排候補。
可以晚點給報名之後可以改或取消嗎？一個人可以報好幾場嗎？
可以晚點給
表單要填什麼 C
現在的報名表有哪些欄位？哪些是一定要填的？
可以晚點給家長同意書上有、但報名表沒有的欄位有哪些？兩張要合併成一張，所以需要知道有哪些不重複的欄位要加進來。
可以晚點給身分證字號一定要收嗎？如果沒有實際用到，建議不要收。少收一個欄位就少一份保管責任，萬一資料外流風險也小很多。想聽聽貴處的考量。
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同意書的內容 D
同意書的正式全文可以給我們嗎？系統會自動把同意書產生出來給家長簽，所以需要一份確定版本的文字，之後就照這個版本產生。
一定要有每一場活動會不一樣的文字有哪些？例如活動名稱、時間、地點、比賽規則。這些要標出來，系統才知道哪些每場要換、哪些是固定的。
一定要有誰要簽名？現在的紙本上小朋友跟家長都要簽。改成線上之後，是只要家長簽，還是兩個人都要簽？兩個人的話流程會複雜不少，想先確認。
一定要有簽好的同意書要保存幾年？基金會的個資同意書寫「留存供日後查驗」，但沒有寫幾年。
可以晚點給緊急聯絡人還要收嗎？現在的家長同意書上有緊急聯絡人跟關係。
可以晚點給
時間怎麼算 E
用活動的報名截止日當期限，這樣可以嗎？截止日之前要把報名跟簽名都完成才算數；時間到還沒簽的就自動不通過，跟現在的做法一樣，不需要有人去追。這樣理解對嗎？
請確認截止前要不要自動寄一次提醒？例如截止前三天，自動寄給還沒簽的人。系統自動寄，不需要有人動手，可以少掉不少沒簽到的。
想一起討論有人在截止前一小時才報名怎麼辦？幾乎沒時間簽。是照樣以截止日為準（來不及就算了），還是要另外處理？建議照樣以截止日為準，比較單純。
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