改版工作文件 · 討論用
活動報名改為「報名帶電子簽」
宗教處活動報名表單改版方案：以電子簽取代「下載紙本／手寫／拍照上傳」。
Ragic 維持不變 ，沿用現有的資料進 Ragic 管道，只調整資料進去之前的那一段。
本文含兩軌待辦——內部要先釐清與拍板的 ，以及需要宗教處提供的 。
負責 孟能相關 涵鈞師兄・露文師姊・宗教處版本 v3 討論稿依據 基金會〈蒐集個人資料告知事項暨當事人同意書〉
01 目前理解的現行流程如果任何一步有出入，請直接指出——後面的建議都建立在這個理解上。此節需與宗教處確認過才算數。
1 報名者在 Google 表單填寫報名資料 2 報名資料進入 Ragic名單集中在 Ragic 管理，這一段目前已經在運作 3 下載家長同意書 4 家長手寫簽名，並填寫個資欄位姓名、身分證字號、地址、電話、簽署日期 5 拍照或掃描後上傳，影像也進入 Ragic 6 承辦人在 Ragic 上核對同意書姓名是否與報名資料為同一人、有無欄位漏填 7 發現漏填 → 請志工通知家長補件
02 建議的新流程
報名與簽署在同一次流程內完成 ，全程不碰紙、不寄信、不等回信。
同意採正式電子簽章 ，留存簽署憑證與稽核軌跡。
Ragic 維持不變 ，改的只是資料進 Ragic 之前的那一段。
1 單一報名表單，內含個資告知事項個資部分依基金會告知事項「填寫即視為同意」，勾選確認即可，不需簽章 2 已填過的欄位自動帶入例如電話，不要求家長重打一次 3 送出當下檢核必填欄位與報名人數上限缺欄位就送不出去，額滿就擋下 4 系統即時產生家長同意書姓名、學校、活動場次自動帶入，家長不需重填，也不會漏填 5 送出後直接開啟 Google 簽署頁不寄信、不等回信，家長當場簽完。這是同一次操作，不是兩段流程 6 簽署完成，資料連同已簽署文件進入 Ragic沿用現有的報名資料進 Ragic 管道，多帶一份簽署檔與稽核軌跡。承辦人看的還是同一張表 7 報名截止日一到，未完成簽署者自動失效沿用現行規則「超時即視為審核不通過」。以活動本身的報名截止日為唯一基準，系統自動判定，不需要人追、不需要人審 8 報名成立者，依對應邏輯通知對應志工通知的用途是讓志工聯繫自己負責的參加人員，不是催件
Ragic 不變，變的是資料進 Ragic 之前的那一段。
現行流程裡，報名資料與家長同意書是兩條分開的路徑，各自進到 Ragic 之後才由承辦人比對是否為同一人、檢查有無漏填，
漏填就得繞一圈請家長重寫。改版後同意書由系統以報名資料產生，姓名不會對不上、欄位不會漏填，
虛線那整段紙本迴圈連同比對、審核與補件一起消失。逾期未簽依現行規則自動失效，同樣不需要人介入。
03 改版後不再需要的作業這些工作不是被自動化，是流程改了之後結構上就不存在了。
下載同意書
列印
手寫簽名
拍照／掃描
上傳檔案
姓名比對
漏填欄位檢查
補件通知
人工審核
逾期判定
為什麼姓名比對可以取消：
原本要比對，是因為報名表與同意書是兩份各自產生的文件，必須確認是同一個人。
改版後同意書是系統以報名資料產生的 ，姓名不可能對不上，比對這個需求自然消失；
同理，欄位由系統帶入，也不會有漏填。
「逾期即視為不通過」這條現行規則讓追辦整段消失。
電子簽章確實會多出「已報名但尚未簽署」的狀態，但每個活動本來就有報名截止日，超時即自動失效，
這個狀態不需要人去追、也不需要人去判定 ——系統拿活動的截止日一比就結案。
志工通知因此回歸單純用途：通知志工「你負責的這些人報名成立了」，讓志工去聯繫參加人員，而不是催件。
04 內部待釐清查證題 這些是「去問就有答案」的事實題，不需要開會，非同步問完即可。問清楚之前不要對宗教處給承諾。
Ragic 技術現況 A 涵鈞師兄
Google 表單的報名資料是怎麼進 Ragic 的？ Ragic 內建整合、Apps Script、第三方工具，還是有人定期手動匯入？要沿用同一條管道。若答案是手動匯入，那本身就是一個可以順手砍掉的人工步驟。
阻塞 回覆 04A1
pagamo/73 是否設了列層級權限？以測試帳號 API 讀取，表看得到但回 0 筆，推測是「只看得到自己建立的資料」。這決定新系統用哪個帳號寫入——寫錯的話承辦人會看不到報名資料。
阻塞 回覆 04A2
審核欄位有沒有下游在吃？ 檢核／OK／不符／傳輸狀態，是否有報表、公式或其他表單依賴這些欄位。改版後審核要拿掉，得先確認拿掉不會連帶壞掉別的東西。
阻塞 回覆 04A3
71 與 73 兩張表的關係用途差異、是否會合併；報名案實際會動到哪一張。
可後補 回覆 04A4
現有欄位結構 表單設計畫面截圖即可，用來判斷哪些欄位保留、哪些改版後成為廢欄位。
可後補 回覆 04A5
是否已有 API 或 webhook 在運作？ 有的話直接沿用，不要疊第二套。
可後補 回覆 04A6
要寫進哪一張 Ragic 表？API 金鑰跟誰申請？ 新報名表送出後資料要落在哪張表，以及金鑰的申請窗口。
阻塞 回覆 04A7
簽好的同意書檔案怎麼跟 Ragic 對應？ 存檔案本身、存一個連結，還是只記「已簽署」跟簽署時間。
待決定 回覆 04A8
承辦人平常用哪個帳號看資料？ 與列權限問題綁在一起，共同決定寫入身分。
可後補 回覆 04A9
實際作業現況 B 露文師姊
一梯次大約多少筆？審核一筆要多久？ 沒有這組數字，改版效益只是「我覺得比較好」；有了它才講得出省下多少工時。
阻塞 回覆 04B1
退件率多高？最常見的退件原因是什麼？ 直接決定電子簽要在送出當下擋哪些欄位。
阻塞 回覆 04B2
審核欄位實際上怎麼用？ 承辦人按 OK／不符之後會發生什麼，有沒有後續動作。
可後補 回覆 04B3
先前掃描件的辨識資料，最後有進 Ragic 嗎？ 還是停在試算表。用來確認舊路徑走到哪、有沒有需要清理的遺留資料。
可後補 回覆 04B4
表單裡的「AI agent」欄位現在做什麼用？ 是否仍在使用，改版後是否保留。
可後補 回覆 04B5
05 內部待拍板決策題 這些沒有標準答案，要當面談定。建議先把第 04 節問完再開，會議只花在決策上。
方向與作法 C
同意形式——已定案，走正式電子簽章 比照 Google 文件電子簽章，具簽署憑證與稽核軌跡。個資部分依基金會告知事項「填寫即視為同意」，勾選確認即可，不另行簽章；活動參與同意走電子簽章。此項不再討論，剩餘為技術可用性確認，見 D 組。
已定案 回覆 05C1
審核是全部拿掉，還是保留抽查？ 行政成本既然拿掉了，全審意義不大；但完全不看也有人會不安。折衷是保留抽查機制。
待決定 回覆 05C2
要不要保留紙本並行路徑？ 給不熟悉電子簽的家長。保留的話等於維護兩套流程，成本翻倍——建議不留，除非有明確族群需要。
待決定 回覆 05C3
已收到的紙本怎麼處理？ 不處理、補建檔，或只從新梯次開始適用。
待決定 回覆 05C4
「Ragic 維持不變」這個前提成立嗎？ 若其實有換掉 Ragic 的打算，整份方案要重寫。先確認一次。
待決定 回覆 05C5
技術確認・分工與時程 D
基金會的 Google Workspace 方案是否包含電子簽章？ 電子簽章是特定方案才有的功能，需先確認授權層級。這是純查證，問資訊處 Workspace 管理者即可。
阻塞 回覆 05D1
報名送出後能否即時取得簽署連結、直接開啟 Google 簽署頁？ 作法已定案：不寄信，送出後直接把 Google 簽署頁開起來讓家長當場簽 。待驗證的是 Google 文件電子簽章能否在建立簽署要求的當下即時回傳簽署網址——它原生是「寄邀請信」的非同步模式。這是整個當場簽方案的技術前提，建議最優先做一次實測。
阻塞 回覆 05D2
外部簽署者支援到什麼程度？ 家長多半沒有 Google 帳號。 需確認未登入 Google 的外部人士能否直接完成簽署、是否需驗證身分、單月簽署份數有無上限。這題若答案不理想，整個方案要換工具。
阻塞 回覆 05D3
已簽署檔案怎麼跟 Ragic 關聯？ 簽署完成的 PDF 會存在 Drive。Ragic 是存檔案本身、存連結，還是只記錄簽署狀態與時間。
待決定 回覆 05D4
誰對宗教處窗口？ 負責去要志工清單、對應邏輯、人數上限——也就是第 06 節那些。
待決定 回覆 05D5
開發由孟能負責，確認無異議 見第 07 節承接範圍。
待決定 回覆 05D6
Ragic 那一段要一起改，還是只開權限？ 涵鈞師兄的參與程度。
待決定 回覆 05D7
時程 本案不作為競賽題目，沒有競賽期限壓力，可依宗教處節奏排期。
待決定 回覆 05D8
風險認領 E
個資同意——已有基準文件，無須另外處理 基金會〈蒐集個人資料告知事項暨當事人同意書〉已涵蓋蒐集目的、類別、期間、地區、對象、方式與當事人權利，並訂有留存查驗條款；未滿十八歲以「已經法定代理人閱讀同意」之聲明方式處理。文件明訂「於相關文件填寫個人資料，即視為同意」，個資這一段用勾選確認即可成立，不需要獨立簽名動作 。
已解決 回覆 05E1
活動參與同意——走正式電子簽章，已定案 〈參賽選手家長同意書〉含「同意子女參加比賽」「願意遵守大會競賽規則」與緊急聯絡人，原載明須親自正楷簽名。改以正式電子簽章取得，具簽署憑證與稽核軌跡，證據力不低於紙本手寫。
已定案 回覆 05E2
個資蒐集範圍——法遵無虞，但仍是設計決策 告知事項載明「蒐集之個人資料類別如填寫頁所示」，也就是收哪些欄位由表單自己決定。因此身分證字號收了有告知依據，但若無實際用途仍建議不收，降低保管責任。
待決定 回覆 05E3
列權限造成的可見性風險 綁第 04 節 A 組第二題。沒確認就上線，可能出現承辦人打開 Ragic 一片空白。
阻塞 回覆 05E4
另需一併決定：競賽題目。
本案為作業流程改善，流程中沒有需要 AI 判斷的環節，因此不作為競賽題目。
參賽題目建議另行討論——目前手上的環保站語音記帳，重心仍在「協助志工少抄一次」，
屬於資料擷取；若要參賽，需將重心移到記帳之後的異常偵測與趨勢分析 。兩案並行容易兩頭都做一半，建議及早定案。
06 需要宗教處提供或確認的資訊對外 標示「一定要有」的項目沒有答案就沒辦法開始做，其餘可以邊做邊補。可以直接在每一題下面打字回覆。
志工怎麼通知 A
有人報名了，要通知哪一位志工？是怎麼分的？ 例如依地區分、依學校分、依梯次分，還是依原本負責的組隊分。這是整個通知功能的核心，沒有這個規則，系統不知道要通知誰。
一定要有 回覆 06A1
志工名單可以給我們嗎？ 姓名、所屬單位、聯絡方式。希望是一份之後也會持續更新的名單，不是一次性的。
一定要有 回覆 06A2
通知要用什麼方式送給志工？ Email、LINE、簡訊，或是直接在 Ragic 上看就好。
可以晚點給 回覆 06A3
什麼時候通知？ 有人報名就馬上通知，還是每天整理一次一起發。
可以晚點給 回覆 06A4
活動與報名規則 B
每一場活動的基本資料現在記在哪裡？ 活動名稱、日期、地點、報名截止日、可以收幾個人——有沒有一個地方統一在管？還是每次辦活動就直接改報名表？系統需要讀得到這些，才知道什麼時候截止、收滿了沒有。
一定要有 回覆 06B1
一場活動最多收幾個人？ 線上場和實體場要分開算嗎？
一定要有 回覆 06B2
人數滿了怎麼辦？ 直接不給報，還是讓他排候補。
可以晚點給 回覆 06B3
報名之後可以改或取消嗎？一個人可以報好幾場嗎？
可以晚點給 回覆 06B4
表單要填什麼 C
現在的報名表有哪些欄位？哪些是一定要填的？
可以晚點給 回覆 06C1
家長同意書上有、但報名表沒有的欄位有哪些？ 兩張要合併成一張，所以需要知道有哪些不重複的欄位要加進來。
可以晚點給 回覆 06C2
身分證字號一定要收嗎？ 如果沒有實際用到，建議不要收。少收一個欄位就少一份保管責任，萬一資料外流風險也小很多。想聽聽貴處的考量。
想一起討論 回覆 06C3
同意書的內容 D
同意書的正式全文可以給我們嗎？ 系統會自動把同意書產生出來給家長簽，所以需要一份確定版本的文字，之後就照這個版本產生。
一定要有 回覆 06D1
每一場活動會不一樣的文字有哪些？ 例如活動名稱、時間、地點、比賽規則。這些要標出來，系統才知道哪些每場要換、哪些是固定的。
一定要有 回覆 06D2
誰要簽名？ 現在的紙本上小朋友跟家長都要簽。改成線上之後，是只要家長簽，還是兩個人都要簽？兩個人的話流程會複雜不少，想先確認。
一定要有 回覆 06D3
簽好的同意書要保存幾年？ 基金會的個資同意書寫「留存供日後查驗」，但沒有寫幾年。
可以晚點給 回覆 06D4
緊急聯絡人還要收嗎？ 現在的家長同意書上有緊急聯絡人跟關係。
可以晚點給 回覆 06D5
時間怎麼算 E
用活動的報名截止日當期限，這樣可以嗎？ 截止日之前要把報名跟簽名都完成才算數；時間到還沒簽的就自動不通過，跟現在的做法一樣，不需要有人去追。這樣理解對嗎？
請確認 回覆 06E1
截止前要不要自動寄一次提醒？ 例如截止前三天，自動寄給還沒簽的人。系統自動寄，不需要有人動手，可以少掉不少沒簽到的。
想一起討論 回覆 06E2
有人在截止前一小時才報名怎麼辦？ 幾乎沒時間簽。是照樣以截止日為準（來不及就算了），還是要另外處理？建議照樣以截止日為準，比較單純。
想一起討論 回覆 06E3
07 承接範圍
孟能負責
報名表單與電子簽流程設計、開發
必填檢核與人數上限控管
把電子簽資料併入現有的 Ragic 管道
志工通知發送機制
宗教處負責
提供第 06 節的各項規則與名單
確認電子簽的法遵可行性
說明現有 Ragic 串接方式、開通權限
上線後的名單維護
本次不含
紙本上傳與 OCR 辨識
人工審核介面
若須保留紙本並行，需另案評估
沒有競賽時程壓力，可依宗教處實際需求排期，把規則確認清楚再進入開發。
08 下一步
1 非同步問完第 04 節涵鈞師兄的 Ragic 現況、露文師姊的作業現況。純查證，不需開會 2 內部會議拍板第 05 節電子簽方案、審核去留、分工、風險認領，以及競賽題目定案 3 與宗教處確認第 01 節的現行流程理解無誤 4 請宗教處回覆第 06 節的「阻塞」項目志工對應邏輯、志工清單、人數上限、電子簽法遵 5 提出表單與流程草稿供宗教處確認 6 確認後排入開發
時間不夠時，優先處理這四題：
現有資料怎麼進 Ragic、73 的列權限、
電子簽章對沒有 Google 帳號的外部簽署者支援到什麼程度 、同意書要幾位簽署人。
這四題有答案就能動工；沒有的話做了也可能白做。
其中外部簽署者那題最該先驗——答案不理想的話整個工具選型要重來。
已填 0 題
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活動報名電子簽改版 · v3 討論稿 · 負責：孟能