需求確認 · 提會討論用

活動報名改為「報名帶電子簽」
流程確認事項

針對宗教處活動報名表單，提出以電子簽取代「下載紙本／手寫／拍照上傳」的改版方案。 Ragic 維持不變，沿用現有的資料進 Ragic 管道，只調整資料進去之前的那一段。 本文列出我方對現行流程的理解、建議作法，以及需要貴處提供才能開工的資訊。

提出單位 資訊處 對象 宗教處 版本 v1 討論稿

01我方理解的現行流程

如果以下任何一步有出入，請直接指出——後面的建議都建立在這個理解上。

  1. 1報名者在 Google 表單填寫報名資料
  2. 2報名資料進入 Ragic名單集中在 Ragic 管理，這一段目前已經在運作
  3. 3下載家長同意書
  4. 4家長手寫簽名，並填寫個資欄位姓名、身分證字號、地址、電話、簽署日期
  5. 5拍照或掃描後上傳，影像也進入 Ragic
  6. 6承辦人在 Ragic 上核對同意書姓名是否與報名資料為同一人、有無欄位漏填
  7. 7發現漏填 → 請志工通知家長補件

02建議的新流程

報名與同意書合併為一張表單，家長在同一個畫面完成簽署。Ragic 維持不變，改的只是資料進 Ragic 之前的那一段。

  1. 1單一報名表單，內含家長同意書電子簽報名與簽署一次完成，不需下載、不需列印
  2. 2已填過的欄位自動帶入例如電話，不要求家長重打一次
  3. 3送出當下檢核必填欄位與報名人數上限缺欄位就送不出去，額滿就擋下
  4. 4資料連同簽署紀錄進入 Ragic沿用現有的報名資料進 Ragic 管道，只是多帶一份電子簽署紀錄。承辦人看的還是同一張表
  5. 5系統依對應邏輯通知該名報名者所屬志工
  6. 6志工聯絡參加人員
現行 報名者 Google 表單 報名資料 下載同意書 手寫簽名 拍照上傳 Ragic 既有系統 承辦人核對 比對・查漏填 名單 志工通知補件 報名資料 同意書影像 有漏填 重填 無誤 改版後 報名者 單一表單 報名＋電子簽 送出即檢核 必填・人數上限 Ragic 沿用同一個 通知對應志工 報名 同畫面簽署 通過檢核＋簽署紀錄 依對應邏輯 虛線＝改版後消失的環節
Ragic 不變，變的是資料進 Ragic 之前的那一段。 現行流程裡，報名資料與家長同意書是兩條分開的路徑，各自進到 Ragic 之後才由承辦人比對是否為同一人、檢查有無漏填， 漏填就得繞一圈請家長重寫。合併成單一表單、簽署當下即檢核之後，虛線那整段紙本迴圈連同比對與審核一起消失， 而承辦人看的還是同一張 Ragic 表。

03改版後不再需要的作業

這些工作不是被自動化，是流程改了之後結構上就不存在了。

為什麼姓名比對可以取消： 原本要比對，是因為報名表與同意書是兩份分開的文件，必須確認是同一個人。 改成同一張表單內嵌電子簽之後，簽署者本身就是報名者，比對這個需求自然消失。

04需要貴處提供或確認的資訊

標示「阻塞」的項目沒有答案就無法開工，其餘可以邊做邊補。

志工通知 A

  • 志工對應邏輯是什麼？一位報名者要通知哪一位志工，是依地區、學校、梯次還是組隊來分？這是整個通知功能的核心規則。
    阻塞
  • 志工清單姓名、所屬單位、聯絡方式。需要可維護的來源，不是一次性名單。
    阻塞
  • 通知要走哪個管道？Email、LINE、簡訊，或直接在 Ragic 上通知。
    可後補
  • 通知時機？報名當下即時發送、每日彙整一次，還是額滿時才發。
    可後補

報名規則 B

  • 人數上限是多少？每梯次的上限人數；線上場與實體場是否分開計算。
    阻塞
  • 額滿怎麼處理？直接擋下不給報，或開候補名單。
    可後補
  • 報名期間與異動開放與截止時間；報名後可否自行修改或取消；一人可否報多個梯次。
    可後補

表單欄位 C

  • 現行報名表的完整欄位清單含每個欄位是否必填。
    可後補
  • 同意書上有、但報名表沒有的欄位這些要合併進新表單，請列出來。
    可後補
  • 個資蒐集範圍是否可以縮減？特別是身分證字號——如果沒有法定必要，建議不收，可以大幅降低資料保管風險。
    建議討論

Ragic 既有串接 D

  • 現在報名資料是怎麼進 Ragic 的？Google 表單透過什麼方式送進去——Ragic 自動同步、Apps Script、第三方工具，還是有人定期匯入？我們想沿用同一條管道，不另外造一套。
    阻塞
  • 目標表單位置與 API 權限窗口要寫入哪一張 Ragic 表單，以及 API 金鑰的申請對象。
    阻塞
  • 簽署紀錄要以什麼形式存？新表單會多出一份電子簽署紀錄（簽署人、時間、憑證）。要在 Ragic 開新欄位存，還是存成附件？
    可後補
  • 現有欄位有哪些要保留？審核相關欄位（檢核狀態、OK／不符）改版後不再使用，是要保留備查還是可以移除。
    可後補
  • 誰需要看到資料、看到哪些？承辦人、志工、主管的檢視權限範圍。
    可後補

法遵 E

  • 家長同意書改用電子簽，貴處是否確認可行？涉及未成年人，需確認電子簽署具備同等效力，以及簽署紀錄的留存年限與保管方式。這是唯一可能讓紙本流程回來的因素，建議先確認再開工。
    阻塞

05我方承接範圍

孟能負責

  • 報名表單與電子簽流程設計、開發
  • 必填檢核與人數上限控管
  • 把電子簽資料併入現有的 Ragic 管道
  • 志工通知發送機制

宗教處負責

  • 提供第 04 節的各項規則與名單
  • 確認電子簽的法遵可行性
  • 說明現有 Ragic 串接方式、開通權限
  • 上線後的名單維護

本次不含

  • 紙本上傳與 OCR 辨識
  • 人工審核介面
  • 若須保留紙本並行，需另案評估

本案定位為作業流程改善，不作為競賽題目，因此沒有競賽時程壓力， 可以依貴處實際需求排期，把規則確認清楚再進入開發。

06下一步

  1. 1貴處確認第 01 節的現行流程理解無誤
  2. 2回覆第 04 節的「阻塞」項目志工對應邏輯、志工清單、人數上限、現有 Ragic 串接方式與權限、電子簽法遵
  3. 3資訊處提出表單與流程草稿供貴處確認
  4. 4確認後排入開發